Je wilt papierloos gaan werken. Volledig digitaal dus. Goed idee! Maar hoe pak je dat aan en wat zijn de grote voordelen? In deze blog geven we antwoord op die vragen en geven je tips hoe je jezelf en je organisatie klaarmaakt voor papierloos werken.

In deze tijd van computers, mobiele telefoons vol handige apps, scanners en contactloos betalen, is het soms lastig voor te stellen dat nog redelijk veel bedrijven werken met papieren bonnetjes, pakbonnen, orders en al dat soort zaken. En dan te bedenken dat papierloos werken vele voordelen heeft. Denk bijvoorbeeld eens aan:

• Lagere kosten.

Papier is duur!

• Minder fouten.

Alles op papier en handmatig invullen en invoeren is vragen om fouten. En fouten oplossen kost ook weer tijd en geld.

• Overzichtelijk werken.

Ken je ze nog: de ordners vol met papieren archiefstukken waar geen doorkomen aan is? Met een goed georganiseerde digitale afdeling ben je hier voorgoed vanaf en werk je bovendien veiliger. Papier raakt kwijt, gaat verloren, of er gebeuren andere dingen mee. Goed opgeslagen digitale bestanden blijven zolang jij dat wilt.

• Papierloos is sneller, makkelijker en prettiger.

Pickers pakten voorheen een pakbon van de printer en liepen daarna de route waarvan zij dachten dat het handig was. Een scanner geeft precies aan op welke locatie je order ligt in de meest optimale volgorde. Bedenk dat je meeste klanten het ook prettiger vinden om zaken als facturen en rapportages digitaal te ontvangen.

Nu de stap zetten

Kortom, er zijn nogal wat voordelen aan papierloos werken. Toch zien veel bedrijven en organisaties er tegenop om die stap daadwerkelijk te zetten. Ze ervaren weerstand in de organisatie en vragen zich af of het de investering wel waard is. Met de keuze voor werken met een WMS is die stap meestal al gemaakt: dan ga je per definitie al digitaal werken. Wij ervaren dat mensen op de werkvloer vaak degenen zijn die weerstand bieden, maar na verloop van tijd toch ook zelf de voordelen ervaren. Aanvankelijk vinden ze het vervelend, voelen minder vrijheid omdat Ceyenne WMS sturend is voor hun handelen. Tegelijkertijd ligt daar dus juist de sleutel om de stap succesvol te maken. De mensen op de werkvloer gaan sneller de voordelen zien als ze vroeg bij het proces betrokken worden. Als ze kunnen meedenken en meetesten en zo gaan inzien dat papierloos werken met Ceyenne WMS ook in hun voordeel werkt.

De overwegingen van REV’IT

REV’IT Sport International is producent van onder meer motorkleding, waar design, performance en innovatie centrale uitgangspunten zijn. Het bedrijf stapte in 2018 over op het Ceyenne en daarbij was papierloos werken een belangrijke motivatie. Werken met minder papier sluit namelijk naadloos aan bij de duurzaamheid ambities.   

Warehousemanager Thomas Fritsen: “Duurzaamheid was een belangrijke reden. Papierloos werken heeft daarbij verschillende voordelen. Zo hebben we onder andere ook gekeken naar wat onze klanten willen. En die verkiezen een pakbon in de mail boven een uitgeprinte versie die meegezonden wordt bij de bestelling.” Om dat te bewerkstelligen kan op managementniveau het printen van de pakbon uitgezet worden. Deze actie kan op meerdere manieren ingericht worden binnen Ceyenne WMS.

Meer weten?

We sparren graag verder om de voordelen van papierloos werken nader toe te lichten. Bel ons gerust met vragen!