“Ik ben gewend om met derde partijen te werken. Normaal ben je veel tijd kwijt met het najagen daarvan. Nu was het andersom; Diract zat mij achter de broek aan,” lacht Edwin Magielse van Oneway Bike Industry. “Dat laat zien dat we niet alleen zelf boven op de bal zitten, maar Diract ook. Dat is hoe een IT-partner moet zijn.”

“Hier vanuit Capelle aan den IJssel distribueren we door de hele Benelux en de UK. De uitdaging voor ons zit hem in het versturen van de orders. We hebben veel verschillende dozenafmetingen, dus moet je systeem daar wel rekening mee kunnen houden,” legt Edwin uit. Oneway Bike Industry distribueert alles wat met fietsen te maken heeft, van accessoires tot aan de fietsen van onder meer Cube Bikes. “Daarom werken we al lang met een WMS-systeem, dat een onderdeel was van ons ERP-systeem. Dat kan handig zijn, want je hebt maar één systeem. Maar het grote probleem daarbij is de flow van orders. Als iemand op kantoor veel orders aan het inboeken was, dan slipte het WMS helemaal dicht. Het kwam voor dat magazijnmedewerkers wel 30 seconden moesten wachten voordat het verzendlabel kon worden uitgedraaid. als je veel orders op een dag moet verzenden gaat er veel tijd verloren.”

Maar dat was voor Edwin niet het enige probleem. “We hadden ook vrij weinig inzicht in de status van onze orders; hoeveel moeten er nog verstuurd worden die dag, dus hoeveel werk ligt er nog, bijvoorbeeld. Is dat incidenteel of structureel? Met andere woorden, hebben we wel genoeg mensen om het werk te doen? Ook konden we heel lastig fouten in orders herleiden. Daar wil je gewoon goed zicht op hebben.” Zeker in een tijd waar E-commerce een steeds grotere rol krijgt, was het voor Oneway duidelijk dat er een nieuw WMS systeem moest komen. “Het leek er soms op dat we vooral aan het werk waren om het systeem te laten kloppen, in plaats van dat het systeem dat voor ons deed. Ceyenne WMS doet dat gelukkig wel.”

Voor iedereen zichtbaar

“In het verleden hebben we ooit met een E-commerce partij gesproken en die bracht ons in contact met Diract. Zo hebben we een eerste demonstratie kunnen doen. Vervolgens is het management erbij betrokken en hebben ook zij een demonstratie gekregen. Dat heeft zeker geholpen om hen te overtuigen – wij waren dat al na de eerste demo,” gaat Edwin veder. Want de issues waar hij en zijn team tegenaan liepen, zoals de snelheid van het systeem en het inzicht, werden zo voor iedereen zichtbaar. “Ook voor onze medewerkers. Nu Ceyenne draait, kunnen zij veel overzichtelijker aan de slag en hoeven ze minder lang te wachten op een label. Op kantoor is er nu veel meer inzicht in de orders en de verwerking. Daar kunnen we nu veel beter op sturen.”

“Met elke implementatie zijn er wel zaken die niet helemaal lopen zoals je wil. Wij kwamen er bijvoorbeeld achter dat er in sommige gevallen een miscommunicatie tussen ons ERP-systeem en Ceyenne WMS was. Ceyenne verwachtte een antwoord van het ERP, en het ERP verwachtte op datzelfde moment op een antwoord van Ceyenne. Maar Diract heeft daar heel snel op gereageerd,” zegt Edwin. “Dat heeft ons ook geleerd dat je je ERP-systeem heel goed moet kennen als je een nieuw ERP-systeem implementeert. Je moet weten hoe het werkt hoe het communiceert. Zorg dus voor een dagelijkse rapportage. Dan zie je snel waar iets misgaat.”

“Diract neem echt het voortouw. Dat is iets wat je niet altijd tegenkomt. Meestal ben jij vooral aan het jagen, dit keer was het andersom. Je voelt echt de betrokkenheid. Hun mentaliteit van ‘we regelen het gewoon’ is heel fijn.”