Met de geleerde lessen van vorig jaar en een aantal mooie optimalisaties op zak, ging onze samenwerkingspartner Body & Fit Black Friday tegemoet. En met succes: de organisatie beleefde een orderpiek van meer dan het drievoudige dan op een normale vrijdag. We gingen in gesprek met Elbert Oudhof, Head of Logistics.

Body & Fit is een webshop voor sportvoeding, voedingssupplementen en dieetproducten, die zich behalve op sporters, ook op mensen richt die een gezonde levensstijl nastreven. Body & Fit begon in 1996 met een fysieke winkel in Zwolle en later ook in Amersfoort, maar focust zich nu 100% op online verkoop. “Het is onze ambitie om niet alleen de grootste te zijn in de Benelux, maar om verder Europa te veroveren”, vertelt Oudhof. “We hebben al een Duits-, Frans- en Engelstalige website, maar willen absoluut blijven doorgroeien en verder internationaliseren.”

Flexibiliteit

In aanloop naar (de week van) Black Friday was ‘flexibiliteit’ het kernwoord. Oudhof: “Vorig jaar, toen we eigenlijk voor het eerst écht meededen aan deze trend, werden we flink verrast door de orderpiek op Black Friday zelf. De hele week hadden we al kortingsacties waardoor het ordervolume toen al toenam, maar op de vrijdag explodeerde het en dat ging door tot Cyber Monday. Het gevolg, door haperingen in het WMS én bij PostNL: een verwerkingsachterstand die opliep tot drie dagen.”

Feestje voor medewerkers

“Om er dus voor te zorgen dat we de orderstroom dit jaar wél vlekkeloos konden wegwerken, zijn we in de voorbereidingen nauwgezet te werk gegaan. Ten eerste hebben we veel hoger ingezet op bezetting, tijdelijk de werktijden verruimd en delen van processen naar de nacht verplaatst. Daarbij zorgden we uiteraard dat het ons personeel aan niets ontbrak. We hebben een smoothietruck geregeld, er waren snacks in de pauzes; we probeerden er echt een feestje van te maken. Gelukkig wierp dat zijn vruchten af: de saamhorigheid was groot.”

Pickjob generator

“Daarnaast zijn we ruim van tevoren met Diract in gesprek gegaan over de manier waarop de performance van ons WMS gegarandeerd kon worden. We hebben veelvuldig stresstesten gedaan om technische problemen in de week van Black Friday uit te kunnen sluiten en hebben de uitdagingen van vorig jaar onder de loep genomen. Zo hebben we softwarematige wijzigingen doorgevoerd, zodat de pickjob generator optimaal voorbereid was op de toename van het aantal orders. Dat heeft ons enorm geholpen: het systeem draaide nu in een cyclus van 10 minuten en voorzag ons zodoende continu van voldoende orders om door te kunnen met ons werk in het magazijn. Ook over de performance van de rest van het WMS waren we tijdens Black Friday erg tevereden. En dat was ook nodig: waar we normaal zo’n 5000 orders verwerken op een vrijdag, waren dat er nu bijna 17.000.”

Pickproces

Ook het pick&pack-proces werd bij Body & Fit onder de loep genomen. Oudhof: “Wij picken batches van dertig orders tegelijkertijd. Omdat we met voedsel werken, is het – gezien allergieën van mensen – voor ons heel belangrijk om de juiste producten aan de juiste orders te koppelen. Producten die eenmaal gepickt zijn gaan in dozen de lopende band op, in een andere hal afgevoerd met luchtzakjes en boven en onder dichtgetaped. In de weken voorafgaand aan Black Friday hebben we hier ook diverse succesvolle stresstesten mee gedaan.”

“Het fijne aan Diract, zeker in dit soort piekperiodes, is dat we aan hen een samenwerkingspartner hebben die met ons meedenkt. Wij hebben niets aan een partij die alleen maar ja-knikt en alles doet wat wij zeggen. Diract durft kritisch te zijn en adviseert proactief. We zijn dan ook constant samen bezig met het verbeteren en efficiënter maken van onze processen – ontwikkelingen die dus hun positieve effecten bewijzen tijdens een evenement als Black Friday.”

Op 29 & 30 januari staan wij op de Webwinkel Vakdagen op stand 157. We vertellen je daar graag meer over de mogelijkheden die Ceyenne WMS jouw magazijn kan bieden! Registreer je hier gratis.