Hoe organiseer je een verhuizing naar een nieuwe locatie nu zo, dat het vrijwel geen impact heeft op je klanten? “Kies een datum die het minst druk is en zorg voor voorraad op je nieuwe locatie,” zegt Stefan Hooft, projectmanager en mede-eigenaar van Smartphonehoesjes.nl.

Drie jaar geleden zag Stefan al in dat hun toenmalige locatie te klein werd. “Jaar op jaar blijven we groeien. Dat betekent meer aanbod, meer volume, meer stuks, maar ook meer mensen. Dan kom je op een punt dat je warehouse niet meer past bij wat je doet. We hadden containers op de parkeerplaats voor opslag.” Dat het dan nog zo lang geduurd heeft voordat Smartphonehoesjes.nl daadwerkelijk verhuisde, had meerdere redenen. “Het leek ons heel tof om voor een nieuwbouwpand gaan, hier in Leusden. Hier zijn we begonnen en hier willen we blijven.” Het had wat voeten in de aarde om de juiste locatie te vinden. “En toen de bouw bijna afgerond was, brak de Corona-crisis uit. Dat heeft ook voor vertraging gezorgd”.

48 uur

“Ik wist vanaf het begin al dat er maar één datum was waarop we konden verhuizen, zonder dat onze klanten daar de dupe van zouden worden. Dat is in september, waarin we altijd het rustigste weekend hebben qua orders. Dus het moest dat weekend gebeuren. Daarom wilde ik dat het warehouse vóór de bouwvak klaar was. Dat is ook gelukt. Dat er in het kantoorgedeelte nog dingetjes moeten gebeuren, is minder belangrijk,” lacht Stefan. “We hebben 90 procent van de verhuizing in 48 uur gerealiseerd. We werkten in groepen, één in het oude magazijn en één in het nieuwe. Sommigen hebben misschien maar 4 uur geslapen. We hebben een heel hecht team, dus iedereen wilde ook dat het ging lukken. Dat gold ook voor onze vervoerder. Dat heb je echt nodig, een verhuispartner die net zo gedreven is als jijzelf.”

Neem de verbeterslag mee

Tijdens de voorbereiding van een verhuizing, is het ook goed om ook al aan de verbeterslagen te denken die je kunt maken. “In het nieuwe pand, konden we veel meer de hoogte ingaan. Dan heb je ook veel meer automatiseringsopties. Als je die gelijk betrekt in de planning, kun je daar heel veel mee winnen.” Dan helpt het ook zeker als je je WMS in die voorbereiding erbij betrekt. “Omdat we in één keer overgingen, hoefden we niet meerdere ‘warehouses’ in te richten. Dat scheelde veel werk. Diract heeft ons daarin veel geholpen. Tijdens de verhuizing waren ze ook constant beschikbaar om issues direct op te lossen, ook op locatie. Eenmaal over, zijn we begonnen met de optimalisaties om nog meer profijt te hebben van het WMS.”

“Het was een heel intensief, maar ook een heel leuk weekend. We hebben echt met zijn allen de schouders eronder gezet. En het belangrijkste is dat onze klanten niets gemerkt hebben van onze verhuizing.”