“Ik durf het haast niet te zeggen, maar we liepen tot voor kort digitaal behoorlijk achter de feiten aan”, glimlacht Michel van den Bos, directeur bedrijfsvoering bij totaalBED. “Dat is natuurlijk overdreven, maar we hadden geen dynamisch WMS-systeem. We werkten met twee voorraden: een vrije voorraad en klantspecifieke voorraad. Klantspecifieke artikelen liggen op één locatie en die konden we al een nummer geven, maar bij de vrije voorraad konden we alleen de pickvoorraad als locatie aangeven in ons systeem. Onze magazijnmedewerker wist precies waar de vrije voorraad lag op het moment dat de pickvoorraad op was. Maar we groeiden snel en daarmee raakten we in de problemen. Elke centimeter in het warehouse moest optimaal benut worden en de afhankelijkheid van specifieke medewerkers maakt je kwetsbaar. Het werd een enorme logistieke puzzel.”

WMS nodig

Samengevat: het magazijn werd te klein, het bedrijf groeide en tegelijkertijd wachtte totaalBED op nieuwbouw. Het besef kwam dat een WMS (Warehouse Management Systeem) nodig was om goed inzicht te houden wát er op voorraad was en wáár het was. Michel: “We werkten nog met lijstjes, handmatig werk. Dat moesten we uitbannen. We wilden ook de ligtijd van de voorraad verkorten, maar daardoor wist niemand meer precies uit zijn hoofd wat waar lag. De handling en de productendiversen zijn veel groter geworden.”

Maatwerk of juist niet

Een uitdaging derhalve voor Diract. “Wat ons in de aanbesteding opviel, is dat veel andere partijen maatwerk aan het systeem beloven. Dat klinkt misschien mooi, maar een systeem wordt daardoor juist inflexibel. Op het moment dat er een nieuwe update is, moet al dat maatwerk weer apart mee en geüpdatet worden. Diract bood een totaalpakket, waarbinnen ze wel maatwerk kunnen maken in de instellingen. Van dat maatwerk maakten ze een aparte module, die ook voor andere klanten van Diract beschikbaar is. Dat bleek een grote meerwaarde te zijn.”

Veranderingsproces

Diract puzzelde samen met totaalBED lang om te kijken hoe de manier van werken van totaalBED binnen Ceyenne WMS paste. Na al dat puzzelen bleek het eigenlijk nauwelijks nodig om apart maatwerk te gebruiken. “Zeker was dat voor ons ook een verandering. Je denkt dat je op dezelfde manier kunt blijven werken, maar zo gaat het niet. Zo’n veranderingsproces moet je goed managen. De verandering is best groot geweest. De focus kwam te liggen op de inbound, dan weet je immers waar je spullen liggen. Outbound verliep dan ook heel soepel. Maar daarvoor moesten we wel goed om leren gaan met het WMS. Dat kostte tijd. Maar nu kunnen we met minder mensen meer werk aan en we zijn altijd op tijd klaar. Overwerken is incidenteel geworden, dat was voorheen wel anders.”

Uitstel, geen afstel

Terugkijkend is Michel blij met hoe het proces is verlopen. “Ik denk dat als we nog een paar maanden hadden gewacht, dat we dan waren vastgelopen in het magazijn. De bereidheid om met een WMS te gaan werken was nu erg groot en dat heeft een succesvolle implementatie wel geholpen.” Vanwege de operationele drukte (en daarmee grote druk op het magazijn) werd de livegang twee keer uitgesteld. De livegang kwam hoe dan ook op een hectisch moment, maar al na enkele weken bleek Ceyenne WMS van Diract een succes. Er werd vooruitgang geboekt en er kwamen mogelijkheden om het systeem verder te optimaliseren. Michel: “Door middel van uitgebreide berekeningen en duidelijke processtappen bepaalt het WMS welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden om zo efficiënt mogelijk te werken. De voorraadbetrouwbaarheid neemt daardoor toe. Als voorbeeld kijk ik graag naar het distributiecentrum. Hier krijgen de medewerkers via een scanner duidelijke instructies tijdens hun looproute. Zo kunnen zij foutloos de opdrachten van het systeem uitvoeren. Logistieke planning kan toevoegingen op het laatste moment nog verwerken en supply chain heeft een goed overzicht van de voorraad. Op deze manier kunnen de afdelingen nog beter samenwerken en nemen de fouten en daarmee frustraties af.”