Het doel is belangrijk, maar de weg om daar te komen verdient minstens zoveel aandacht. Anders gezegd: de livegang van je WMS is waar je het voor doet, maar vergeet de 3 v’s van het voortraject niet. Wat dat inhoudt, vertellen we je in deze blog.

Wie een huis bouwt zonder goed te hebben nagedacht over een gedegen fundering, zal binnen no time weer zonder onderdak komen te zitten. Die fundering, dat is het voortraject in aanloop naar de livegang van een WMS. Richt je dit traject niet goed in, is de kans op succes na ‘de druk op de knop’ aanzienlijk kleiner. Essentieel zijn daarbij de 3 V’s: Verwachtingen, Voorbereidingen en Vertrouwen. Op welke manier zijn deze termen belangrijk en hoe ga je hier op weg naar een livegang mee om?

Verwachtingen scheppen

Hoe voorkom je dat verwachtingen te hooggespannen zijn en de praktijk uiteindelijk tegenvalt? Het is begrijpelijk dat medewerkers nieuwe systemen vaak als de ‘heilige graal’ zien die alle problemen oplossen, maar hoe houd je iedereen met beide voeten op de grond? Door in het voortraject al de juiste verwachtingen te scheppen, voorkom je teleurstellingen tijdens de livegang. Begin daarom vroeg met workshops en leg medewerkers precies uit wat er wel en niet gaat gebeuren. Wat de veranderingen worden, en wat dit op detailniveau gaat betekenen. Bereid je medewerkers ook voor op de ‘_valley of dispare_’, de periode direct na de livegang waarin je nog niet de productiviteitswinst behaalt die je voor ogen had. De beginfase is er nu eenmaal één van aftasten, finetunen en kinderziektes oplossen. Zorg dat alle illusies dus weggenomen zijn voordat het moment daar is.

Een goed begin

De daadwerkelijke voorbereiding op een livegang gaat behoorlijk ver. Dat houdt in: systematisch benoemen wie wat op welk moment moet doen. Maak een checklist, neem meerdere systemen hierin mee en zorg dat de voorraden kloppen op het moment dat je live gaat. Je wilt geen valse start maken met een foutief nulpunt. Loop de staat van labelprinters na, bekijk de WiFi-dekking, ga na of je nog printstations moet omzetten… Zo’n gedetailleerd draaiboek betekent dat je méér van je medewerkers gaat vragen dan ze gewend zijn. Ze zullen gedurende de hele implementatie, met in het bijzonder rondom de Go-Live, extra werkzaamheden moeten uitvoeren naast hun dagelijkse core business. Dat is niet erg, maar om zo snel mogelijk de voordelen te ervaren van een nieuw WMS, moet men wél voorbereid zijn.

Een go-live valt of staat met vertrouwen

Het succes van een geslaagde go-live valt of staat met vertrouwen in de go-live. Vertrouwen van de gebruikers, het management, de betrokken stakeholders en de leverancier. Een go-live is een gezamenlijk inspanning en daarbij heb je het commitment van iedereen nodig. Zoals we in onze vorige blog immers al schreven: een implementatietraject gaat niet alleen over techniek, maar vooral over mensenwerk. Van je mensen moet je het hebben – en iemand die geen vertrouwen heeft in de systemen waarmee hij of zij moet werken, zal er ook nooit optimaal gebruik van maken.

Goed, nu kun je live. En dan? Dat diepen we uit in onze volgende blog!